Recepcionista secretária
VAGA — RECEPCIONISTA
🎯 MISSÃO DO CARGO
Garantir um atendimento acolhedor, profissional e eficiente a clientes, visitantes e demais públicos do escritório, assegurando que cada contato seja bem direcionado e que a rotina da recepção funcione com organização, agilidade e excelência.
A recepcionista será responsável por representar a imagem do escritório no primeiro contato, apoiar a organização da agenda e contribuir para que clientes e equipe tenham uma experiência positiva desde a chegada.
🏛️ O QUE ESPERAMOS DESSA PROFISSIONAL
Queremos uma pessoa que entenda que:
Recepção não é apenas atender pessoas. É organizar o fluxo de pessoas, informações e demandas.
Ela precisa conseguir receber um cliente com cordialidade e, ao mesmo tempo, perceber:
– Quem precisa ser atendido imediatamente;
– Qual demanda deve ser direcionada para cada pessoa;
– O que pode ser resolvido na recepção;
– O que precisa ser encaminhado;
– O que precisa ser registrado;
– O que não pode ser esquecido.
Em um ambiente de crescimento, organização e iniciativa serão tão importantes quanto simpatia.
📌 PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
1. Atendimento ao cliente
– Recepcionar clientes e visitantes com cordialidade e profissionalismo;
– Identificar a necessidade do cliente e realizar o direcionamento adequado;
– Prestar informações iniciais dentro dos limites de sua função;
– Orientar clientes sobre horários, reuniões, documentos e procedimentos;
– Garantir uma experiência acolhedora durante a permanência no escritório;
– Administrar situações de espera e possíveis insatisfações com postura profissional.
2.
Atendimento telefônico e canais de comunicação
– Atender e direcionar ligações;
– Receber e encaminhar mensagens;
– Registrar solicitações e recados;
– Direcionar demandas para os responsáveis;
– Fazer acompanhamento de retornos quando necessário;
– Evitar que informações importantes se percam no fluxo de comunicação.
3. Organização da agenda
– Apoiar o controle da agenda dos advogados e gestores;
– Confirmar reuniões e atendimentos;
– Organizar a chegada de clientes;
– Evitar conflitos de horários;
– Informar alterações e cancelamentos;
– Apoiar a organização das salas de reunião.
4. Apoio administrativo
– Organizar documentos recebidos na recepção;
– Apoiar protocolos e entregas;
– Controlar correspondências e encomendas;
– Manter a recepção organizada;
– Apoiar demandas administrativas relacionadas ao atendimento;
– Alimentar controles e registros internos.
Requisitos:
🎓 REQUISITOS
– Ensino médio completo;
– Experiência em escritório de advocacia;
– Experiência anterior em recepção, atendimento ao cliente ou área administrativa;
– Boa comunicação oral e escrita;
– Conhecimento básico de informática;
– Facilidade com WhatsApp e ferramentas digitais;
– Organização para trabalhar com agenda e diferentes demandas simultaneamente;
– Postura profissional;
– Disponibilidade para atuação presencial em Aracaju/SE.
⭐ DIFERENCIAIS
– Experiência em escritório de advocacia;
– Experiência em clínicas, empresas de serviços ou ambientes com atendimento ao público;
– Conhecimento de sistemas de gestão/CRM;
– Experiência com atendimento via WhatsApp;
– Boa familiaridade com Google Workspace ou ferramentas semelhantes;
– Conhecimento básico de rotinas administrativas;
– Experiência com atendimento de público idoso;
UM PONTO CRÍTICO: CONFIDENCIALIDADE
Por se tratar de um escritório de advocacia, a profissional precisa compreender que terá contato com informações pessoais e documentos de clientes.
Portanto, esperamos:
🔒 Discrição;
🔒 Confidencialidade;
🔒 Responsabilidade no tratamento de informações;
🔒 Cuidado com documentos;
🔒 Postura ética;
🔒 Respeito aos limites de acesso às informações.
Não é lugar para “comentários de corredor”. Informação de cliente não vira assunto de almoço.